מערכת נתוני שכר בארגון היא כלי יקר ערך ובעל חשיבות גבוהה לאין ערוך בכל ניהול תקין של ארגון. מערכת כזו מאפשרת את יצירת תלושי השכר והתשלום לעובד בהתאם לחוק ולדרישות הרגולציה תוך ייעול התהליך הארגוני.
למעשה המערכת מרכזת את כל הנתונים ממערכת הנוכחות ומכינה אותם לחישוב השכר תוך שהיא כוללת את כל התהליכים הנלווים כגון חישוב כספים לסליקה פנסיונית עבור העובד, ניתוח נתונים שונים ושקלולם לשכר, עדכוני רגולציה אוטומטיים, התראות ועוד .
חישובי מערכת נתוני השכר מבוססים בין היתר על נתוני הנוכחות של העובדים הנקלטים למערכת הנוכחות ממגוון פלטפורמות דיווח הכוללות כיום, שעון נוכחות, אפליקציית נוכחות ודיווח מרחוק במערכת ענן. המערכת מאפשרת את חישוב השכר של העובדים תוך שהיא מציגה את היסטוריית תלושי השכר ומאפשרת צפייה בטפסים שונים כגון, 106, 101, נתוני הלוואות, מחלות, חופשות ועוד.
מערכת נתוני השכר מתקדמת מאפשרת צפייה בנתוני שכר לפי דרג בחברה והרשאות מתאימות בכל זמן ומכל מקום בזכות מערכת ענן. בנוסף, היא כוללת הגדרת הסכמי עבודה קיבוציים ופרטניים, חישוב רטרואקטיבי, ניהול דרגי הרשאות, חישוב שווי מס ואופציות, חישוב החזרי הלוואות מהמעביד לעובד, עיקולים, חישוב פרמיות לעובדים אחוזי משרה וזכאות הבראה.
מערכת נתוני שכר המיועדת לרוב לארגונים גדולים הינה מערכת בעלת פרמטרים גמישים בהתאם לצרכי הארגון וכוללות ניהול מלא של ניהול היעדרויות, שינויי שכר, דיווח ימי חופשה, ימי מחלה חישוב אוטומטי של יתרות מחלה וחופשה ואף פתיחת הליך תביעה באופן אוטומטי לביטוח הלאומי.
ארגונים הממונים ע"י הרשות לחדשנות, מחויבים בדיווח דרך מערכת המאושרת ע"י המדען הראשי. במידה וקיים צורך כזה יש לוודא את מימושו במערכת.
המערכת מאפשרת בחירה בין מערכת ענן לבין התקנה על גבי שרת הלקוח. זאת לארגונים שמנועים מלעשות שימוש במערכות ענן בשל דרישות פנימיות של אבטחת מידע שלרוב יתקינו מערכות בשימוש מקומי ע"ג שרתי הלקוח.
מערכת תלושי השכר, היא פונקציה הקיימת בתוך מערכת נתוני השכר ומשמעותה הגדרת הגישה לעובד לפי הרשאות וצפייה בנתונים שהוגדרו לו כגון נתוני הפרשות פנסיה, תלושי שכר טופס 106 ועוד.
מערכת מתקדמת במיוחד, המיועדת בעיקר לארגונים גדולים, מאפשרת גם מצבי סימולציה מתקדמים המדמים את עלויות השכר למעביד במצב שינוי ומאפשרים מתן תחזית שנתית עתידית לפי הסכמי עבודה ובקרה פיננסית לחישוב העמסות שכר.
לסיכום, רכישת מערכת נתוני שכר מחייבת קנייה מושכלת והתאמה לצרכי הארגון.
ארז בוגנים, קבוצת סינאל מלל פייווי - החברה המובילה במתן פתרונות טכנולוגיים לניהול המשאב האנושי בארגון
